FENBI
Hoe Salt & Pepper Bistro een middag puzzelen omzette in minuten
Met 23 medewerkers — de meesten parttimers — kostte het maken van het rooster bij deze Haagse bistro vroeger een hele middag, elke week. FENBI Shift plant het nu in minuten, en de KPI-module veranderde ondertussen stilletjes de teamcultuur.
Salt & Pepper Bistro zit op een hoek in Den Haag waar de lunch direct overgaat in de borrel en de borrel in het diner. Dat ritme vraagt om mensen — 23 van hen, meestal studenten en parttimers met beschikbaarheid die wekelijks verandert.
"Het rooster was mijn dinsdagmiddag. De hele middag," zegt Sanne de Boer, mede-eigenaar en floor manager. "Berichtjes over beschikbaarheid, tentamenweken, iemands voetbaltraining, twee mensen die liever niet samen werken — ik loste een puzzel op waarvan de stukjes van vorm veranderden terwijl je ze vasthield."
Het rooster dat zichzelf bijna maakt
FENBI Shift veranderde de dinsdag. Het team voert zelf de beschikbaarheid in, FENBI's automatische roostering stelt het rooster daaromheen op, en bezettingsvoorspelling suggereert waar de drukke diensten vallen — de donderdagborrel heeft meer handen nodig dan een regenachtige maandaglunch, en het systeem heeft dat geleerd.
“Sinds we FENBI gebruiken plannen we onze diensten in een paar minuten, in plaats van een hele middag puzzelen.”Sanne de Boer, mede-eigenaar
Sanne neemt nog steeds de laatste beslissing — "software weet niet dat die twee vorige maand uit elkaar zijn gegaan" — maar ze redigeert een goed concept in plaats van vanaf een leeg blad te beginnen. Onbezette diensten kwamen vroeger een paar keer per maand op de dag zelf aan het licht; de laatste negen maanden is dat niet meer gebeurd.
Inklokken gebeurt ter plekke, geofenced op de bistro. Te laat inklokken daalde met ongeveer zeventig procent, vooral omdat het inklokmoment echt werd: je bent er, je tikt, de dienst begint.
Punten die iets betekenen
De verrassing van het jaar was KPI, de module die Sanne bijna niet aanzette. "Een puntensysteem voor personeel klonk eerlijk gezegd als een gimmick voor callcenters."
Salt & Pepper gebruikt het luchtig: vaste puntenwaarden voor de acties die voor hen belangrijk zijn — het terras goed afsluiten, een zondagochtenddienst oppakken die niemand wil, een foutloze mise-en-place-check. Punten voeden een vriendelijk scorebord, en één slechte dag doet niemand de das om, omdat puntenherstel betekent dat een dip minder telt dan een patroon.
“De beste mensen deden het onzichtbare werk al. Nu is het onzichtbare werk zichtbaar. Meer was er niet voor nodig — de sfeer op de vloer veranderde binnen een maand.”Sanne de Boer
De bistro koppelt kleine maandelijkse beloningen aan het scorebord — als eerste kiezen uit vakantieweken, een dinerbon — niets dramatisch. Verloop onder parttimers, het eeuwige horecaprobleem, is merkbaar rustiger: van de studenten die afgelopen zomer werkten, staan de meesten dit jaar nog op het rooster.
Dinsdag, terugveroverd
Gevraagd wat ze nu met haar dinsdagmiddagen doet, romantiseert Sanne het niet: "Ik sta op de vloer. Dat is het werk dat ik eigenlijk heb gekozen."